(Reis)kosten declareren bij 125Procent
• Vul je declaratieformulier volledig in. Vul de projectnaam in en verder je naam, adres, telefoon en mailadres. Maar ook je volledige IBAN (bankrekeningnummer van 18 tekens), op wiens naam de rekening staat en je handtekening.
• Schrijf duidelijk leesbaar. Je mag ook typen.
• Dien je declaratie in PDF formaat uiterlijk één maand na de activiteit in via factuur@125procent.nl.
A. KOSTEN OPENBAAR VERVOER DECLAREREN
Om reiskosten gemaakt met Openbaar Vervoer te kunnen declareren hebben we twee dingen nodig:
1. Een door jou ingevuld en ondertekend Declaratieformulier.
2. Een OV chipkaart declaratie overzicht of bus- of treinkaartjes van de gemaakte kosten. Die stuur je als bijlage mee.
Handleiding voor het maken van een OV chipkaart declaratie overzicht:
• Ga naar www.ov-chipkaart.nl. Ga naar ‘Mijn OV-chip’. Log in.
• Ga naar Reishistorie > Reishistorie bekijken. Selecteer je kaart.
• Kies de data waarop je voor het project werkte.
• Selecteer in de laatste kolom ‘Declareren’ alleen die reiskosten die met het project te maken hebben.
• Ben je klaar, kies dan de knop ‘Maak Declaratieoverzicht’.
B. KILOMETERS EN PARKEERKOSTEN DECLAREREN
Let op: alleen rechtstreekse kilometers worden vergoed. Hier kun je uitrekenen hoeveel er dat zijn: https://www.anwb.nl/verkeer/routeplanner/kilometers-berekenen. Om gemaakte kilometers met de auto en parkeerkosten te declareren, hebben we het volgende nodig:
1. Een ingevuld en ondertekend Declaratieformulier.
2. Bij parkeerkosten: scan of fotografeer het parkeerkaartje of een overzicht van kosten uit je parkeer-app en stuur die mee.
Hieronder een handleiding hoe je de kilometervergoeding berekent en noteert op je declaratieformulier:
• Datum: noteer de reisdatum.
• Omschrijving: noteer je vertrek- en eindbestemming (plaatsnamen).
Bereken het aantal kilometers tussen de twee locaties, en terug.
• Kosten: Vermenigvuldig de kilometers met € 0,24.
Bijvoorbeeld: Rotterdam-Scheveningen, 29 km x 2 (retour) x €0,24 = € 11,02
• Opmerkingen: noteer het doel van je reis. Bijvoorbeeld: Eindbijeenkomst.
C. KOSTEN VOOR MATERIALEN DECLAREREN
Om kosten voor materialen of bijvoorbeeld catering te kunnen declareren moet dat zijn afgesproken met de projectleider. We hebben het volgende nodig:
1. Een ingevuld en ondertekend Declaratieformulier.
2. Kassabon(nen) van de winkels waar je de aankopen hebt gedaan. Alleen een pinbon of je bankafschrift is niet voldoende. Scan de kassabon(nen) in of fotografeer ze, en stuur die mee.
• Datum: noteer de aankoopdatum zoals die op het bonnetje staat.
• Omschrijving: noteer de verkoper en het soort kosten. Bijvoorbeeld: ‘Albert Heijn, koffie & snacks’.
• Kosten: neem het totaalbedrag van de bon over.
• Opmerking: bijvoorbeeld ‘Voor eindbijeenkomst’.
D. VRIJWILLIGERSDECLARATIE
Heb je voor een project als vrijwilliger gewerkt en heb je afspraken voor een vergoeding gemaakt met de projectleider, ga dan als volgt te werk:
1. Je hebt een formulier Vrijwilligersdeclaratie nodig. Dat is een ander formulier dan voor het declareren van (reis)kosten. Heb je dat niet, vraag het dan aan de projectleider.
2. Vul het volledig in en stuur het naar factuur@125procent.nl.
